A földügyi szakigazgatási szervezet dekoncentrált jellegű szakigazgatási intézményhálózat, amely a Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium szakmai irányítása és felügyelete alá tartozik. A miniszter szabályozza a földügyi szakigazgatási feladatok ellátását, gondoskodik a feladatok teljesítéséről és ellenőrzéséről.

A földügyi szakigazgatás területi és helyi szervei:

A földügyi szakigazgatási feladatokat a földhivatalok látják el, első fokon a körzeti földhivatal (a fővárosban a fővárosi kerületek földhivatala), másodfokon a megyei (a fővárosban fővárosi) földhivatal.

A megyei földhivatal jogi személy, önálló gazdálkodási jogkörű, központi költségvetési szerv, szakigazgatási intézmény. Szakmai irányítását, felügyeletét és ellenőrzését az FVM látja el. Éves költségvetését a miniszter állapítja meg, valamint ő gyakorolja a megyei földhivatal vezetője felett a kinevezési és munkáltatói jogkört is. A megyei földhivatal látja el a körzeti földhivatalok meghatározott gazdasági és pénzügyi feladatait. A megyei földhivatalok az egyes megyei sajátosságoknak megfelelő osztályszervezetben tevékenykednek, pl: földmérési, ingatlan-nyilvántartási, pénzügyi és gazdasási, jogi, stb. osztály. A megyei földhivatal illetékessége a megye területére terjed ki.

A körzeti földhivatal jogi személy, a megyei földhivatal szakigazgatási intézménye. A körzeti földhivatal vezetője felett a kinevezési és munkáltatói jogkört a megyei földhivatal vezetője gyakorolja. A körzeti földhivatal illetékessége a külön jogszabályban meghatározott körzetekben lévő településekre terjed ki.

A megyei földhivatal vezetője készíti el és a miniszter hagyja jóvá a Szervezeti és Működési Szabályzatot, melyben rögzíteni kell:

 - a megyei földhivatal szervezeti felépítését, működési rendjét, az egyes szakmai osztályok feladatait

 - a körzeti földhivatalok szervezeti felépítését, feladatai és gazdálkodási rendjét.

A földhivatalok a hivatalvezető által kiadott éves munkaterv szerint működnek, melyet a jogszabályok és az FVM által kiadott éves feladatterv alapján kell elkészíteni.

A földhivatalok általános feladatai:

A földhivatalok látják el a földügyi szakigazgatási tevékenység, azaz a földtulajdon, a földhasználat, a földvédelem, a földértékelés, az ingatlan-nyilvántartás, a földmérés és térképészet  külön jogszabályban meghatározott hatósági és egyéb állami feladatait.

A megyei földhivatalok szakmailag irányítják, felügyelik és ellenőrzik a körzeti földhivatalok munkáját, közvetítenek a hivatalok és az FVM valamint a FÖMI (Földmérési és Távérzékelési Intézet) közötti adatforgalomban. Másodfokú hatósági jogkört gyakorolnak. Felügyelik a földbirtokpolitikai tevékenységet, szolgáltatják a földügyi szakigazgatással kapcsolatos statisztikákat. Felügyelik, műszakilag támogatják és koordinálják a körzeti földhivatalok ingatlan-nyilvántartási, földmérési és térképészeti tevékenységét. Elvégzik az új felmérésekkel, térképfelújítással, az ingatlan-nyilvántartás átalakításával, birtokrendezések elpkészítésével kapcsolatos feladatokat.

A körzeti földhivatalok vezetik az ingatlan-nyilvántartást és a földmérési alaptérképet, karbantartják a kapcsolódó adattartalmat és archiválják azokat, ellátják a földhasználat, a földvédelem, a földértékelés, földminősítés elsőfokú feladatait, szolgáltatják az ingatlan-nyilvántartási, földhasználati, földmérési, térképészeti adatokat.

A földhivatali ügyvitel:

A földhivatali ügyvitel a hivatali ügyintézés szervezett rendjét jelenti: az ügyintézés (az ügyek elintézését célzó érdemi munkavégzés) valamint az ügykezelés (az iratok készítésére, nyilvántartására, rendszerezésére, megőrzésére irányuló munkavégzés) munkafolyamatainak összességét. A földhivatali ügyintézés eljárásjogi szabályozását az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló 1957. évi IV. törvény, és az ingatlan-nyilvántartásról szóló 1997. évi CXLI. törvény tartalmazza. A földhivatali ügykezelés szabályait a földművelésügyi és vidékfejlesztési miniszter ágazati irányítása alá tartozó központi és helyi közigazgatási szervezetek iratkezelési szabályzatáról szóló 3/1999. FVM utasítás 2. számú Melléklete (továbbiakban Szabályzat) tartalmazza.

A közigazgatási szervezet vezetője felelős az iratkezelés egészének előírásszerű működtetéséért. Kijelöli az iratkezelés felügyeletét, ellenőrzését és operatív irányítását ellátó felelős vezetőt. A vezető gondoskodik az ügykezelés rendjének megszervezéséről, a biztonságos iratkezelés személyi és dologi feltételeinek megteremtéséről, a selejtezés irányításáról és ellenőrzéséről, a havonkénti ügyirat-hátralék elkészítéséről valamint a Szabályzat és az irattári terv szükség szerinti módosításáról.    

Az iratkezelés feladata

1. A küldemények átvétele: A küldeményeket és a beadványokat a hivatalos órák alatt kell átvenni. A küldemény átvételére jogosult: a címzett, az iratkezelést vezető felügyelő, ill. az általuk megbízott személy, a postai meghatalmazással rendelkező személy, az ügyfélszolgálati iroda ügykezelő vagy ügyintéző dolgozója valamint az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy.

Az átvételt minden esetben igazolni kell; a kézbesítő okmányon olvasható aláírás és dátum megjelölésével. A "sürgős" "azonnal" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Sérült küldemény átvétele esetében a sérülés tényét az átvételi okmányon meg kell jelölni és soron kívül ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt továbbítani kell a tényleges címzetthez, vagy visszaküldeni a feladónak. A közigazgatási szervezethez érkezett hivatalos küldeményeket 24 órán belül, de legkésőbb az átvételt követő munkanapon az illetékes iratkezelőhöz iktatásra át kell adni.

2. A küldemények felbontása: A közigazgatási szervezethez érkezett küldeményeket általában a vezető, vagy az általa megbízott személy bonthatja fel. Felbontás nélkül kell a címzettnek továbbítani a vezető részére illetve a névre szóló, magánjellegű küldeményeket. A küldemények illetéktelen felbontásakor a borítékra rá kell vezetni a felbontó nevét, majd eljuttatni a címzetthez. A kézbesítőkönyvben rögzíteni kell a felbontás tényét. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell az iraton illetve a borítékon jelzett iratok, mellékletek létét, vagy az illeték lerovásának tényét. A mellékletek vagy illetékbélyeg hiánya nem akadályozhatja a küldemény ügyintézésre való továbbítását.

Faxon vagy más adathordozón érkezett irat esetében gondoskodni kell az információkat tartósan őrzött másolat készítéséről. Az elektronikus adathordozón érkezett iratok mellé kísérőlapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. Az iktatószámot az adathordozóra maradandó módon rá kell vezetni.

A küldemény borítékját 6 hónapig meg kell őrizni, ha ajánlottan érkezett, és véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett; ha bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel; ha a küldő név- és cím adatait csak a borítékról lehet megállapítani; vagy ha a beadás időpontjához jogkövetkezmény fűződhet.

3. Az iratok iktatása: A közigazgatási szervhez érkezett illetve ott keletkezett iratokat iktatással kell nyilvántartani. Külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni a pénzügyi bizonylatokat, a munkaügyi nyilvántartásokat és az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat. Nem kell iktatni a tananyagokat, az üdvözlőlapokat, a tájékoztatókat, meghívókat, előfizetői felhívásokat, közlönyöket, egyéb sajtótermékeket és a visszaérkezett tértivevényeket.

Az iratnyilvántartást a kezelőnek úgy kell vezetnie, hogy abból az irat beérkezésének ill. keletkezésének pontos ideje, az ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, expressz küldeményeket és a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó "sürgős" jelzésű iratokat. Az iratok iktatása történhet hagyományos kézi módszerrel és elektronikus eljárással. A földhivatalok az iktatás során központilag kiadott számítógépes rendszert kötelesek használni.

Kézi iktatás céljára minden év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített és oldalszámozott, a nyilvántartási adatok feltüntetésére, illetve rögzítésére alkalmas iktatókönyvet kell használni. Az iktatókönyvet olvasható aláírással kell vezetni. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az iktatásra felhasznált utolsó számot követően aláhúzással, keltezéssel, a szakigazgatási intézmény vezetőjének aláírásával és a hivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével kell lezárni.

Az elektronikus iktatásnál is ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a hagyományos iktatásnál. Elektronikus érkeztetés és iktatás esetén is szerepelnie kell az iratokon mindazon kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. A bevitt adatokat az év végét követően tartós módon archiválni kell és az így készült iktatókönyvet a név- és tárgymutatóval együtt a tárgyévi iratokhoz tartozóan kell kezelni. A lezárt év adatbázisáról egy biztonsági példányt is kell készíteni lemezre. Ezen nyilvántartási rendszerben az adott ügyben keletkezett első irat az időrendben következő önálló sorszámot kapja, míg a többi irat az illető sorszám alszámára kerül. A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton el kell helyezni és a lenyomat rovatait ki kell tölteni.

Az iktatóbélyegző tartalmazza: a közigazgatási szervezet nevét, székhelyét; az iktatás évének, hónapjának, napjának; az iktatási szorszámnak (alszámnak); az ügyintéző nevének; a mellékletek számának; az előirat számának feltüntetésére szolgáló rovatokat. 

Az ingatlan-nyilvántartási beadványokon a kezelő köteles az iktatóbélyegző adatain kívül feltüntetni a bejegyzés alapjául szolgáló okiratok darabszámát. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik. Az iktatószám az iktatókönyvi sorszámból, az esetleges alszámból és az évszámból áll (pl. 627/3/2004.) Az iktatószámok minden évben 1-gyel kezdődnek.

A földhivatali számkeretek: földmérési ügyiratok 1-10000 között, a földvédelmi és földminősítési iratokat 10001-20000 között, a földhivatali általános ügyiratokat 20001-27000 között, az informatikai ügyiratokat 27001-28000 között, a pénzügyi-gazdasági iratokat 28001-30000 között, az ingatlan-nyilvántartási ügyiratokat 30001-től kezdődően, a földhasználati ügyiratok 700001-től kezdődően.

A földhivatali gyűjtőszám speciális iktatószám; a rendszeresen előforduló, egy intézkedéssel lezáruló ügyek nyilvántartására szolgál. Ilyenek: a tulajdoni lap másolat kiadása, térképmásolatok kiadása, teljes körű adatszolgáltatás, egyéb adatszolgáltatás, földmérési munkák befejezése, vizsgálata, záradékolása, stb. A földhivatali másolatokat erre a célra rendszeresített lapon kell megrendelni, és a megrendeléseket gyűjtőszámra kell iktatni.

Az iktatás során, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban az iktatókönyvben és az ügyiraton, illetve az előadói íven fel kell tüntetni az iktatószámot; az iktatás időpontját; az irat küldőjének azonosító adatait; a küldő iktatószámát; az irat tárgyát (ingatlan-nyilvántartási ügyekben a település nevét és a helyrajzi számot is); az elő- és utóirat iktatószámát; az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző azonosító adatait; az elintézés határidejét; az elintézés módját, idejét; az esetleges címzetteket; a kezelési feljegyzéseket; az irattári tételszámot; az expediálás módját és keltét; az irattárba helyezés keltét, valamint a mellékletek számát. Az ügy tárgyát a "Tárgy" rovatba rövid, érthető szöveggel kell beírni.

4. Az iratok szerelése: Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye (előirata). Az előiratot a kezelőnek az újabb irathoz (utóirathoz) kell szerelnie. Az ügylezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés).

5. Mutatózás: A papír alapú, hagyományos iktatást végző közigazgatási szervezetnél az iktatott iratokról, azok előkeresését megkönnyítő név- és tárgymutatót is célszerű vezetni. A mutatókönyvbe az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveget az ügy iktatószámának feltüntetése mellett kell bevezetni. Elektronikus nyilvántartásnál a keresést a "Tárgy" rovaton kívül, esetenként kombinált feltételek és tartalom mellett is biztosítani lehet.

6. Szignálás: A kezelő az érkezett iratokat az ügyintézők kijelölése végett köteles a vezetőhöz, illetve az általa megbízotthoz továbbítani. A soron kívül iktatott ügyiratokat azonnal, a többieket legkésőbb a következő munkanap kezdetén kell szignálásra bemutatni. Az irat szignálására jogosult személy kijelöli az ügyintézőt és közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait.

A kezelő vagy az ügyintéző az iratot szignálás és iktatás után beírja az ügyintézők részére rendszeresített előadói munkakönyvbe. A hó végi lezárások tükrözik az előző havi hátralékot, a tárgyhóban érkezett ügyiratok számát, a 30 napon túli ügyintézés és az elintézett iratok számát, az ügyintéző és a vezető aláírását.

Az ügyintézés során felmerült közbenső intézkedéseket írásban kell megtenni, ha azok az ügy érdemi elintézéséhez szükséges vélemény, állásfoglalás kérésére illetve átadására irányulnak. Az ügyintéző által elkészített, kiadói utasítással ellátott intézkedéstervezetet az ügyben döntési jogkörrel rendelkezőnek kell átadni, aki abban kiadmányozással dönt.

7. Kiadmányozás: A kiadmányozás magában foglalja az ügyben való érdemi döntést, az intézkedés kiadásának és az ügyirat irattárba helyezésének jogát. A kiadmányon változtatni csak a kiadmányozó hozzájárulásával szabad. A kiadmány akkor hiteles, ha azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja vagy a kiadmányozó neve mellett az "s.k." jelzés szerepel és a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja vagy ha a kiadmányozó, illetve az arra felhatalmazott személy aláírása mellett a közigazgatási szervezet hivatalos bélyegzőjének lenyomata szerepel. A kiadmány (másolat) hitelesítését az eredeti iratot őrző szervezeti egység kezelője "a kiadmány hiteléül" záradékolással végzi. Az elektronikusan előállított, vagy ily módon továbbított iratok hitelesítésére az elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni.

8. Az iratok expediálása: Az irat továbbítása előtt a kezelőnek ellenőriznie kell, hogy a letisztázott kiadmányhoz kapcsolódóan végrehajtottak-e minden kiadói utasítást. A küldeményeket a továbbítás módja szerint csoportosítani kell (posta - feladókönyv, kézbesítő - kézbesítő könyv, futárszolgálat). Az expediálás tényét és idejét az ügyirat irattári példányán, az előadói íven és az iktatókönyvben is dokumentálni kell. A visszaérkezett küldeményeket a kezelő köteles soron kívül bemutatni az ügyintézőnek. A kezelőnek határidős nyilvántartásba kell helyeznie azokat az iratokat, amelyek meghatározott idő múlva vagy időnként intézkedést igényelnek. A határidő lejárta előtti napon a határidős ügyiratot ki kell emelni a nyilvántartásból és az ügyintézőnek továbbítani.

9. Irattározás: Az iratok nyilvántartásának, kezelésének és selejtezésének megkönnyítésére az irattári terv szolgál. Az irattárba helyezett iratokat azok szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiségekben, megfelelő tárolóeszközökben, az irattári terv alapján kell irattározni. Az elintézett ügyiratokat az irattárban irattartókba kell csoportosítani. Az irattartókon fel kell tüntetni a bennük tárolt iratok évkörét, tétel- és iktatószámát. Elektronikai megoldás esetén az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni.

Az ügy típusát és selejtezhetőségének idejét az irattári terv mutatja. A tárgyévi és az azt megelőző 2 évi iratanyagot az ügyintézéshez közelebbi ún. átmeneti irattárban lehet irattározni, ezután viszont át kell adni központi irattárnak.

Az iratanyag használata történhet belső ügyviteli célból és külső szervezet vagy személy megkeresésére. A használat módjai: kölcsönzés (Az ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, melyet az átvevő elismervényként ír alá. Ha az ügyirat a visszaadásra megjelölt határidő leteltéig nem érkezett vissza az irattárba, sürgetni kell. Ha a sürgetés ellenére 30 napon belül sem érkezik vissza, e tényt a vezetőnek be kell jelenteni.), betekintés (Az ügyfél vagy megbízottja, jogainak érvényesítése  vagy feladatainak ellátása érdekében betekinthet az őt érintő iratokba, azokról jegyzetet, illetve másolatot készíthet.), másolat készítés (Az ügyiratokról hiteles másolat készítését és kiadását a szervezet vezetője és helyettese, vagy a kiadmányozó és ezen jogkörrel felhatalmazott ügyintéző engedélyezheti. A hiteles másolatot "A hiteles másolat" jelöléssel, keltezéssel, aláírással és bélyegzőlenyomattal a kezelő hitelesíti.).

A földhivatali iratok és munkarészek archiválása: az irattár és térképtár részére átadott iratokat és munkarészeket a felügyeleti szerv szakmai útmutatóban megszabott feltételekkel és módszerekkel számítógépes adathordozóra lehet vinni és ekkor zárható szekrényben, száraz helyen kell tárolni. Az adatok minőségét 5 évenként ellenőrizni kell.

10. Az iratok selejtezése és levéltárba adása: Az irattárból iratot megsemmisítés, vagy nyersanyagként való felhasználás végett kiemelni csak szabályszerű selejtezési eljárás keretében, az irattári tervben rögzített őrzési idő elteltével lehet. Az iratselejtezés gyakorlati végrehajtására a közigazgatási szervezet vezetője által megbízott vezető selejtezési bizottságot hoz létre, mely meghatározza a selejtezhető irattári tételeket és külön válogatja azoktól a továbbra is megőrzendő iratanyagot.

A lefolytatott iratselejtezésről a selejtezési bizottság által aláírt 3 példányos jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek 2 példányát a selejtezés engedélyeztetése céljából meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. Elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezése is ezen általános szabályok betartásával történik. A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza: a selejtezést lebonyolító közigazgatási szervezet nevét és címét; a selejtezés megkezdésének és befejezésének időpontját; az iratanyag létrehozójának nevét és címét; a selejtezés jogszabályi alapjának megjelölését; mely évfolyamok iratanyagát érinti; mely irattári tételek kerültek selejtezésre ill. visszatartásra; a selejtezett iratanyag hozzávetőleges mennyiségét; a selejtezést végző személyek nevét, beosztását és aláírását.