Lajstrom: az ügyészségi szervezeti egység rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként megnyitott és lezárt ügykönyv, amelyben csak a kezdő iratok kapnak új számot, az utóiratok pedig sorszámot. Készülhet számítástechnikai program segítségével is.
A postán vagy más hatóságtól érkezett iratot az ügyészség által kijelölt dolgozó veszi át. A beadványt a levélborítékkal együt, lajstromozás nélkül haladéktalanul át kell adni.
A beadványt átvevő dolgozó az elismervényen az érkezés megjelölésére szolgáló bélyegzővel igazolja az átvételt, és rájegyzi a lajstromszámot. A kezelőiroda minden beadványt és iratot bejegyez a lajstromba.
A kezdőiratot és a kezdő iratként kezelendő iratot a lajstromban a bejegyzés napján, de legkésőbb az érkezést követő munkanapon be kell mutatni. A kezdőiratokat és a kezdő iratként kezelendő iratokat a lajstrom soron következő ügyszáma alatt, az utóiratokat pedig a kezdőirat ügyszámánál kell lajstromozni. A kezdőiratként kezelendő iratok lajstromozásakor az ügyben keletkezett korábbi iratrészeket a kezelőiroda ügyészi intézkedés nélkül az új ügyhöz csatolja.
A büntető ügyeket "B", a polgári peres ügyeket "P", a gazdasági ügyeket "G" betűvel, míg a szabálysértési ügyeket "Sz" betűvel jelölik. - teljesen logikus :)
A lajstromot minden év utolsó munkanapján le kell zárni. A lajstrom bezetője az ügyek rovatait összegzi; megállapítja, hogy az összegzés egyezik-e az utolsó lajstromszámmal. Az eltérés okait megszünteti, feltünteti a lajstrom lezárásának időpontját, és a bejegyzést aláírja.
A lezárás után át kell vezetni a régebbi, még folyamatban maradt ügyeket.
Segédkönyv: az ügyészségi ügykönyvek mellett kiegészítő adatok nyilvántartásásra és az iratkezelés megkönnyítésére szolgál. A segédkönyveket rendszeresen kell vezetni. Elektronikus adatkezelés esetén számítástechnikai program segítségével vezetik.
A segédkönyvek főbb fajtái:
Ügyészségi tevékenységi napló: az ügyintéző átadókönyve, az iratok mozgásának követésére szolgál.
Előadói könyv: igazolja a gazdasági ügyeknek az előadó részére történő átadását, az ügyek elintézését.
Névmutató: az ügyiratok keresését segíti, az iktatott ügyeknek a terhelt, valamint szükség esetén a sértett, az alperes, a panaszos, stb. nevének betűrendben történő feljegyzésével.
Idegen számok mutatója: az ügyiratoknak idegen szerv ügyszáma szerinti keresését teszi lehetővé.
Helymutató: az iratok hollétének megállapítására szolgál.
Határidő-nyilvántartó könyv: meghatározott határnapra történő bemutatás időpontjának nyilvántartására szolgál.
Irattári sorkönyv: a kisirattárban elhelyezett iratok kiemelése és visszahelyezése időpontjának, és az iratot kikérő nevének nyilvántartására szolgál.
Jogi asszisztens tétel 8.B
